5 postupů, které vám pomohou archivovat e-maily

Dnes více než 4 miliardy lidí na světě každý den odesílá a přijímá e-maily. Pokud se jedná o pracovní zprávy, mohou obsahovat citlivá data nebo informace, které jsou pro společnost mimořádně cenné. Některé z nich mohou být dokonce použity jako důkaz shody nebo použity v soudním sporu. Z tohoto důvodu je archivace e-mailů již nezbytným obchodním procesem.

Ne veškerá archivace se však provádí dobře. Abychom z této funkce vytěžili maximum, nastíníme pět postupů, které by měl znát každý, kdo je ve firmě odpovědný za archivaci e-mailů.

Co NENÍ archivace?

Archivace e-mailů zahrnuje více než jen zálohování. Primárním účelem jejich vytváření je zpřístupnění e-mailů a zabránění přerušení podnikání v případě výpadku. Záložní systémy jsou však v neustálém cyklu výměny, staré zprávy jsou nahrazovány novými. To ponechává mezery, protože všechny smazané nebo poškozené e-maily budou po aktualizaci ztraceny. Archivace naopak slouží k dlouhodobému ukládání zpráv. Účelem je sdílet e-maily pro účely dodržování předpisů, auditu a regulačních důvodů. Archivační systém zprávy nepřepisuje, ale naopak je přidává do archivu. Jakmile jsou e-maily archivovány, nelze je měnit ani mazat, což je důležité pro dodržování zákonů o uchovávání a uchovávání záznamů.

Seznamte se s předpisy

Jedním z praktických využití archivace je zajistit, aby vaše organizace dodržovala zákony týkající se vedení záznamů. Právní požadavky týkající se e-mailu pokrývají mnoho aspektů archivace, jako je doba ukládání, dostupnost nebo zabezpečení. Při výběru nástroje se ujistěte, že splňuje všechny požadavky nutné pro splnění předpisů platných pro vaše odvětví.

Automatizace archivace

Údržba, ochrana a správa archivu e-mailů, který je v souladu s předpisy, může výrazně zatížit vaše IT oddělení. Ruční archivace příchozích a odchozích e-mailů by zabrala obrovské množství času. Tento proces však můžete zjednodušit automatizací. To zajistí okamžitou archivaci a ukládání zpráv.

Zjednodušení procesů

Archivace musí být jednoduchá, jinak je velmi snadné udělat chybu v dodržování jejích pravidel. Některá řešení jsou přímo napojena na e-mailové klienty. Archivace zpráv se stává nedílnou součástí poštovního systému a stává se součástí běžného pracovního postupu uživatelů. Je také důležité, že řešení nabízí centralizované ovládání, které umožňuje správcům rychle archivovat, vyhledávat a přistupovat k obsahu napříč společností.

Solidní zabezpečení je prvořadé

E-maily mohou obsahovat velmi citlivá data, proto byste měli přijmout veškerá možná bezpečnostní opatření. Řešení archivace musí pro ochranu přístupu ke zprávám vynucovat víceúrovňové řízení přístupu na základě oprávnění. Archivované e-maily by navíc měly být šifrovány jak v úložišti, tak při přenosu pomocí standardního šifrování.

Na rychlosti záleží

Dokonce i malé podniky mohou mít stovky e-mailů k vyhledávání. Pro větší podniky mohou mít tisíce zpráv uložených v průběhu let, aby je našli. Pokud je nutné prohledávat archiv, musí být archivační nástroj rychlý a přesný.

Ať už si vyberete jakékoli řešení, musí dokonale odpovídat vašim obchodním potřebám a musí být v souladu s vašimi obchodními procesy. Musí se také snadno používat a bezproblémově pracovat s e-mailovými aplikacemi.

MailStore je ideálně založen na pěti principech rychlé a bezpečné archivace a optimalizuje archiv tak, aby vyhovoval požadavkům každého moderního podniku.

Chcete-li se dozvědět více, kontaktujte Damiana Malinowského, který se v naší společnosti stará o Mailstore.