Icon Zavřít výběr země
Zprávy
Zpět na seznam
MailStore Software

Elektronická fakturace se stane povinnou: Jakou roli hraje archivace e-mailů?

date30.01.2025

Co nás čeká a jak je na tom Německo?

 

Digitalizace účetnictví v Evropě nabírá na obrátkách a elektronická fakturace (e-invoicing) se postupně stává standardem. Evropská unie v rámci iniciativy ViDA (VAT in the Digital Age) plánuje povinné zavedení e-fakturace pro mezistátní transakce nejdříve v červenci 2030, zatímco pro domácí fakturaci by měla být povinná od roku 2035.

 

Některé země však jdou dál a zavádějí e-fakturaci rychleji. Itálie, Polsko a Rumunsko už mají legislativu na místě, zatímco například Francie a Maďarsko připravují podobná opatření.

 

Jak je na tom Česko a Slovensko?
V České republice a na Slovensku zatím plošná povinnost elektronické fakturace neexistuje. V ČR musí veřejné instituce přijímat e-faktury už od roku 2019, ale pro soukromý sektor neexistuje jednotný standard ani povinnost jejich používání. Podobná situace je i na Slovensku, kde se ale do budoucna očekává postupná implementace evropských pravidel.

 

Jednou z prvních velkých ekonomik, která zavádí povinnou e-fakturaci v B2B sektoru, je Německo.

 

Podívejme se nyní, jak to bude fungovat právě tam.

 

Elektronická fakturace, zkráceně e-fakturace, se v Německu stává povinnou. V tomto článku vysvětlíme, co je e-faktura, pro koho bude povinná, proč a kdy se e-fakturace stává zákonem a jaký význam má v této souvislosti profesionální řešení pro archivaci e-mailů.

 

Co je e-faktura?

EN Standard 16931 definuje e-fakturu jako účetní doklad, který byl vystaven, odeslán a přijat ve strukturovaném elektronickém formátu, což umožňuje jeho automatizované a elektronické zpracování. Elektronická faktura musí být od začátku vytvořena ve strojově čitelném formátu a odeslána elektronickými prostředky.

 

Papírová faktura, která byla následně naskenována, není e-fakturou a stále se považuje za papírový dokument. Totéž platí pro standardní faktury ve formátu PDF zaslané jako příloha e-mailu, protože obsahují nestrukturovaná data, která nelze dále elektronicky a automaticky zpracovat.

 

Mezi nejběžnější formáty e-fakturace v Německu patří XRechnung a ZUGFeRD.

 

Faktura XRechnung

Standard XRechnung je v podstatě specifikací pro využití základní faktury Core Invoice Usage Specification - CIUS a německou verzí normy EN 16931 Standard. Tento formát je založen na XML a podporuje standardy UBL (Universal Business Language) a CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).

 

Faktura ZUGFeRD

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) je také založen na normě EN 16931. Tento formát se využívá především pro hybridní fakturaci, kdy je kromě strukturovaného, strojově čitelného XML formátu vytvořena a zaslána také faktura ve formátu PDF/A, která je čitelnější pro člověka.

 

Kromě formátů XRechnung a ZUGFeRD mohou být jako e-faktury kompatibilní i další formáty, například Factur-X, EDIFACT a ebInterface.

 

Kdy se e-fakturace stane povinnou v Německu a koho se týká?

Přechod na e-fakturaci musí být v zásadě dokončen do 1. ledna 2025 a povinnost se týká obchodních vztahů mezi firmami (B2B). B2C trh není novou legislativou ovlivněn, stejně jako osvobozené produkty a služby, faktury do 250 EUR a jízdenky na veřejnou dopravu.

 

Přibližně o 12 měsíců později budou muset všichni dodavatelé veřejného sektoru být schopni posílat e-faktury. Centrální veřejné úřady v Německu již od 18. dubna 2019 musí být schopny e-faktury přijímat a zpracovávat.

 

Aby byl přechod na e-fakturaci v B2B sektoru usnadněn, platí pro něj určité přechodné období, jehož detaily jsou uvedeny níže.

 

1. leden 2025

Firmy, které generují zdanitelné příjmy v Německu, musí být od tohoto data schopny přijímat e-faktury. Nicméně tyto společnosti nejsou povinny zasílat faktury výhradně elektronicky. Pokud s tím příjemce souhlasí, fakturu lze i nadále zasílat v jiném běžném formátu (například v papírové podobě nebo jako PDF). Toto přechodné ustanovení platí do konce roku 2026 pro firmy s ročním obratem přesahujícím 800 000 EUR dosaženým v letech 2025 a 2026.

 

1. leden 2027

Od roku 2027 budou všechny společnosti v B2B sektoru s ročním obratem vyšším než 800 000 EUR povinny odesílat e-faktury. Společnosti s nižším obratem mohou své faktury nadále zasílat v jiném běžném formátu až do 31. prosince 2027, pokud s tím příjemce souhlasí.

 

1. leden 2028

Od roku 2028 budou muset všechny B2B společnosti povinně používat e-faktury bez výjimky.

 

Německo následuje evropský trend

 

Německo není jedinou zemí, která zavádí povinné e-fakturace v B2B sektoru. Podobné regulace již platí v Itálii, Polsku a Rumunsku a zavedení obdobných opatření oznámily také Francie a Maďarsko. Klíčovým faktorem je iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age) Evropské komise, která si klade za cíl optimalizaci daňových procesů.

 

Jaký je právní základ e-fakturace?

Povinné e-fakturace vychází z různých zákonů a směrnic. Směrnice EU 2014/55/EU stanovuje standardy pro elektronické fakturace ve veřejných zakázkách. V Německu jsou tyto standardy implementovány prostřednictvím nařízení o e-fakturaci (E-RechV) z 13. října 2017.

 

Povinné e-fakturace pro podniky byly legislativně ukotveny v rámci Zákona o růstových příležitostech (Wachstumschancen-Gesetz) z 23. února 2024, který schválila Spolková rada 22. března 2024. Cílem zákona je podpořit ekonomický růst snížením administrativní zátěže. Zavedení povinné e-fakturace má zjednodušit daňovou agendu a zajistit spravedlivější daňový systém.

 

Kromě toho německý zákon o DPH (UstG) již delší dobu stanovuje základní daňové požadavky na elektronické faktury. Tyto požadavky vycházejí jak z zákona o DPH (UstG), tak z daňového řádu (AO) a jsou podrobně specifikovány v pravidlech GoBD („Zásady řádného vedení a uchovávání účetních knih, záznamů a dokumentů v elektronické formě, včetně přístupu k datům“). GoBD stanovuje požadavky na evidenci, zpracování a archivaci daňově relevantních údajů v elektronické podobě a vztahuje se na všechny společnosti, osoby samostatně výdělečně činné a freelancery, kteří mají daňovou povinnost.

 

Proč se e-faktura zavádí?

Daňové úřady očekávají, že iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age) a e-fakturace zlepší výběr DPH v celé EU. Cílem je vytvořit efektivní a transparentní systém pro vykazování DPH pro všechny zúčastněné subjekty. Díky elektronickému zpracování faktur bude možné transakce automaticky přenášet přímo na příslušné daňové úřady. Tento automatizovaný proces šetří čas při přenosu dat, minimalizuje chyby v daňových výpočtech a zabraňuje pokusům o daňové podvody.

 

E-fakturace přináší i další výhody, například rychlejší proplácení faktur díky automatizovanému zpracování a možné úspory nákladů na poštovné a papír.

 

Jakou roli hraje archivace e-mailů?

E-faktury mohou být odesílány buď automaticky prostřednictvím ERP systému, nebo jako příloha e-mailu (faktura ve formátu ZUGFeRD). V obou případech, vzhledem k důležitosti fakturačních údajů, je nutné zajistit odpovídající ochranu, aby se předešlo jejich ztrátě nebo manipulaci a aby byly faktury vždy dostupné. Pokud jsou e-faktury odesílány e-mailem, nejlepším způsobem ochrany dat je profesionální archivace e-mailů.

 

Profesionální řešení pro archivaci e-mailů totiž dokáže e-maily a jejich přílohy uložit do nezávislého archivu ještě předtím, než se zprávy objeví v uživatelských schránkách. To znamená, že data nebudou ztracena ani v případě, že fakturační dokumenty budou záměrně nebo omylem smazány ze schránky. Navíc jsou archivované e-maily šifrovány, takže uložená data nelze pozměnit. Díky nezávislosti na platformě zůstávají fakturační údaje přístupné i v situacích, kdy se schránky zaměstnanců nebo celé e-mailové servery stanou nedostupnými kvůli technickému problému nebo kybernetickému útoku.

 

Profesionální řešení pro archivaci e-mailů, jako je například MailStore Server, umožňuje bezpečné archivování všech e-faktur zasílaných e-mailem.

 

Klíčové sdělení: Začněte se zabývat e-fakturací už nyní

Firmy by se měly začít zabývat e-fakturací co nejdříve, aby se vyhnuly časovému tlaku při přechodu na nový systém. Je důležité prověřit požadavky na e-fakturaci a zjistit, která řešení nejlépe odpovídají jejich potřebám. Kromě profesionálních řešení pro archivaci e-mailů mohou v tomto procesu hrát klíčovou roli také specializované platformy pro e-fakturaci, například ty, které v Německu nabízí DATEV.

 

Pro více informací nás prosím kontaktujte:

Vilém Raichel, vilem.raichel@bakotech.com +420 734 542 498

Kontakt

Bakotech Security s.r.o.

Brno:

Holandská 878/2,

Štýřice, 639 00 Brno

 

Praha:

Evropská 2588/33A

160 00 Praha 6-Dejvice

Údaje Společnosti

IČO: 17592062

IČO: 24804983

Kontakt

Brno:

+420 734 542 498

security@bakotech.cz

 

Praha:

info.cz@bakotech.com

Připojte se k newsletteru

Chcete mít přehled o nejnovějších zprávách z oblasti IT a dostávat informace o akcích, jako jsou webové semináře, školení a konference? Zanechte svůj e-mail:
Došlo k chybě. Zkontrolujte pole formuláře a zkuste to znovu.
Tato adresa je již v naší databázi.
Vaše předplatné bylo přidáno. Děkujeme!
© Bakotech - 2022. Všechna práva vyhrazena.

Web používá soubory cookie k poskytování služeb v souladu se Zásadami souborů cookie. Můžete definovat podmínky pro ukládání nebo přístup k mechanismu cookies ve vašem prohlížeči.

Přijímám